Checklist para farmácia: ferramentas para organizar sua drogaria

Ao pensar em abrir uma farmácia ou drogaria muitas dúvidas vem à cabeça. Realizar a assistência farmacêutica e cuidar da saúde da população não é uma tarefa fácil e exige cumprir um checklist de obrigações.

Atualmente, o Brasil possui mais de 87 mil farmácias e o canal segue crescendo diariamente.

Hoje, vender medicamentos não é mais o suficiente. É necessário ter um mix de produtos variados, inovar na jornada de compra do cliente, estar atento às legislações e a como fidelizar o consumidor, entre tantas outras coisas.

Desse modo, entenda quais documentos são necessários para abrir uma farmácia, o que é fiscalizado pela vigilância sanitária, a legislação que rege o setor, bem como diferentes modelos de checklists para drogarias e farmácias.

O que é uma drogaria ou farmácia, afinal?

Ambos vendem medicamentos, contudo, farmácias e drogarias têm algumas diferenças entre si.

De acordo com o Decreto nº 74.170/74, farmácias são estabelecimentos de dispensação e comércio de drogas, medicamentos, insumos farmacêuticos e correlatos em suas embalagens originais.

Contudo, farmácias também podem desenvolver outras atividades, como: manipulação de fórmulas magistrais, comércio de medicamentos, insumos farmacêuticos e correlatos, bem como compreendem o fornecimento destes ao consumidor, como o atendimento privativo de unidade hospitalar ou de qualquer outra equivalente de assistência médica.

Além disso, a lei nº 13.021/14 traz definição de cada um dos estabelecimentos, deixando clara a diferença entre drogaria e farmácia:

  1. Farmácia sem manipulação ou drogaria: Estabelecimento de dispensação e comércio de drogas, medicamentos, insumos farmacêuticos e correlatos em suas embalagens originais.

  2. Farmácia com manipulação: Estabelecimento de manipulação de fórmulas magistrais e oficinais, de comércio de drogas, medicamentos, insumos farmacêuticos e correlatos, compreendendo o de dispensação e o de atendimento privativo de unidade hospitalar ou de qualquer outra equivalente de assistência médica.

A farmácia pode, ainda, manter laboratório de análises clínicas (dependência distinta e separada). Isso sob a responsabilidade técnica do farmacêutico bioquímico.

O que você precisa saber antes de abrir uma farmácia?

Antes de abrir qualquer estabelecimento é necessário ter um plano de negócios. Com ele, o empreendedor terá uma visão mais ampla sobre a empresa e o mercado.

Em seguida, ao escolher o local, é necessário que ele tenha um espaço mínimo de 100 m². Além disso, o ambiente deve ser dividido em balcão de atendimento, área de exposição de produtos, estoque, sanitários, sala para aplicação e serviços clínicos e escritório.

Em seguida você deverá se atentar aos equipamentos, que são:

  1. Gôndolas, prateleiras, gavetas e estantes expositoras.

  2. Impressora

  3. Balcão de atendimento

  4. Computadores

  5. Sistema de ar condicionado

  6. Móveis

  7. Máquina para cartão, entre outros.

Outro tópico a se atentar é a documentação necessária. Para abrir uma farmácia é necessário: 

  1. CNPJ

  2. IPTU do imóvel

  3. Contrato de locação ou compra e venda

  4. Alvará de funcionamento

Entre outros documentos específicos da sua cidade e do órgão de vigilância sanitária.

checklist farmácia

Quais os documentos necessários para abrir drogaria?

Além dos documentos essenciais para abrir qualquer comércio, ao abrir ou farmácia ou drogaria é necessário ter o chamado Manual de Boas Práticas Farmacêuticas, que inclui:

  1. Certificado de Regularidade Tecnica (CRT), emitido pelo Conselho Regional de Farmácia (CRF).

  2.  Autorização de funcionamento de Empresa (AFE), que é emitido pela Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa).

  3. Autorização Especial (AE), somente exigido para farmácias de manipulação.

  4. Alvará de Saúde ou alvará sanitário, emitido pelas agências de vigilância de saúde.

Tais documentos precisam ser renovados anualmente.

O que a vigilância sanitária fiscaliza em uma drogaria?

A vigilância sanitária fiscaliza os documentos, a instalação da farmácia e as práticas realizadas. 

De acordo com o escritório de advocacia Valter Carretas, comumente, as infrações encontradas são:

  1. Manipulação de Fórmulas Magistrais sem prescrição médica;

  2. Livro de Receituário Geral em branco ou inexistente;

  3. Escrituração com rasuras e lançamentos feitos com canetas diversas e a lápis;

  4. SNGPC desatualizado;

  5. Diferença significativa entre o estoque real e o escriturado – grandes inconsistências;

  6. Venda medicamentos manipulado fitoterápicos sem receita médica;

  7. Controle de perdas de sais de forma irregular;

  8. Comércio de matérias-primas para outras farmácias;

  9. Captação de receitas com drogarias e outras farmácias;

  10. Aprovação de Insumos sem as especificações devidas;

  11. Venda sem receita de cosméticos manipulados;

  12. Uso de produtos/alimentos industrializados sem laudos de fornecedores – sendo utilizados como matérias primas;

  13. Ausência de registro das formulações manipuladas;

  14. Área física inadequada para executar as atividades de manipulação;

  15. Manipulação de produtos citostáticos, hormônio e antibióticos, sem a cabine obrigatória;

  16. Manutenção de estoque mínimo, sem as devidas exigências de controle de qualidade;

  17. Documentos obrigatórios como alvará sanitário, AE e AFE desatualizados;

  18. Manipulação de substâncias controladas sem AE – Autorização Especial;

  19. Indícios de manipulação em escala “industrial”;

  20. Preenchimento inadequado de Notificação de receitas sob o regime de controle especial;

  21. Inexistência de POP ou POP padrão ou desatualizado em relação a estrutura e condições da farmácia

  22. Ausência de controle, registro e rastreabilidade de forma completa;

  23. Acondicionamento e armazenamento de produtos de forma inadequadas;

  24. Insumos farmacêuticos vencidos;

  25. Venda remota de produtos sujeitos ao controle especial  – mediante Fax da prescrição, receita digitalizada etc;

  26. Venda codificada de manipulados.

Caso alguma irregularidade seja encontrada, o fiscal sanitário costuma dar um prazo para o estabelecimento se adequar a norma, antes de anotar como infração.

Além disso, durante todas as inspeções sanitárias, é necessário ter um farmacêutico presente, ou a inspeção será considerada nula.

documentos para abrir uma drogaria

Legislação farmacêutica na drogaria

A legislação está constantemente mudando, por isso, é importante estar atento às mudanças na lei e na fiscalização de drogarias e farmácias.

Alguns pontos observados durante a fiscalização, que são obrigatórios devido à legislação, são:

  1. São mantidos registros de atividades?

  2. As áreas internas e externas estão em boas condições físicas e estruturais?

  3. A AFE está atualizada?

  4. O estabelecimento possui assistência de farmacêutico durante todo o horário de funcionamento?

  5. Todos os funcionários foram capacitados para as atividades que realizam?

  6. Estão estabelecidos e documentados critérios para qualificação de fornecedores?

 Confira o restante dos itens analisados clicando AQUI.

 O que é um checklist de farmácia?

Um checklist de farmácia é uma lista de atribuições que o proprietário deve seguir para garantir que o estabelecimento esteja de acordo com todas as normas e leis necessárias.

Aqui você irá conferir alguns modelos de checklists e os principais a serem seguidos.

checklist para abrir uma farmácia

Quais os principais checklists para farmácias?

Para uma farmácia ou drogaria funcionar dentro das normas e de maneira eficaz, é necessário seguir alguns itens.  

Os principais checklists são os seguintes:

  1. Limpeza e manutenção: dois itens imprescindíveis para o funcionamento, que devem seguir as normas da Agência Nacional da Vigilância Sanitária (Anvisa).

  2. Itens obrigatórios, como: luvas, sabonete líquido, álcool 70, entre outros.

  3. Normas e regulamentações, como a garantia de funcionamento especial (AFE), identificação das lixeiras, vigência da autorização da Agência Municipal do Meio Ambiente, entre outros documentos. 

  4. Atribuições do responsável técnico, como conferir a validade dos remédios convencionais e realizar a identificação das etiquetas dos remédios em promoção. 

  5. Frente de caixa para um atendimento eficiente e satisfatório aos clientes.

  6. Gestão de estoque: averiguar a validade dos itens, analisar a condição da mercadoria e conferir se as empresas que fornecem os produtos são qualificadas dentro dos padrões regulamentados, por exemplo.

Modelos de checklists para farmácias

Aqui veremos alguns modelos de checklists para farmácias:

Cinco passos para melhorar a gestão de equipes em farmácias

  1. Realize treinamentos periódicos: os treinamentos são primordiais para atender o público corretamente e de forma personalizada.

  2. Ofereça feedbacks constantemente: isso aumenta a produtividade da equipe e os incentiva a melhorar nos pontos necessários.

  3. Celebre as conquistas: líderes que celebram as conquistas e valorizam o trabalho dos funcionários motivam o time e conseguem melhores resultados.

  4. Estabeleça metas: objetivos e metas são importantes para orientar a equipe. Estabeleça metas de vendas ou de boas avaliações nos atendimentos.

  5. Conheça sua equipe: a gestão de pessoas é essencial, pois saber lidar com o potencial de cada pessoa exige múltiplas habilidades e oferece múltiplos resultados. Converse com seus funcionários e conheça suas habilidades para, assim, saber como melhor usá-las. 

 Quatro  atribuições do responsável técnico

  1. Garantir que a validade dos remédios convencionais e controlados esteja em dia.

  2. Conferir se as placas de identificação estão visíveis para todos.

  3. Garantir que a identificação dos produtos em promoção está correta.

  4. Conferir constantemente se a visibilidade das vigências dos alvarás está boa.

Três dicas para atender as conformidades da Anvisa

  1. Conheça as legislações pertinentes e tenha a documentação adequada: uma autorização de funcionamento e seguir as boas práticas indicadas pela Anvisa, que incluem possuir alguns documentos como a Autorização Especial de Funcionamento e a Certidão de Regularidade Técnica, são imprescindíveis para ter uma farmácia ou drogaria.

  2. Crie uma lista de recebimento de produtos: ao receber um medicamento ou produto a farmácia deve verificar sua autenticidade e seu estado de conservação.

  3. Defina o procedimento para entrega de medicamentos controlados: para a venda de medicamentos de prescrição, alguns itens devem ser conferidos, como identificação correta do paciente, legibilidade e ausência de rasuras, assim como a duração do tratamento.

diferença entre farmácia e drogaria

O Guia da Farmácia possui diversos checklists para melhorar o desempenho da sua farmácia. Baixe gratuitamente:

  1. E-book de com dez dicas para vender mais na sua farmácia ou drogaria

  2. E-book para aumentar a desempenho no checkout 

  3. 10 dicas para melhorar a atuação do balconista

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Conclusão

Realizar checklists é essencial para quase todo negócio e não é diferente para as farmácias e drogarias.

Aqui vimos a diferença entre os dois estabelecimentos, o que é necessário saber antes de abrir o negócio, bem como quais os documentos necessários para estar regulamentado nos órgãos de fiscalização e diversos outros checklists para impulsionar o desenvolvimento da sua farmácia ou drogaria.

Confira outros ebooks e checklists essenciais para o desempenho da sua farmácia:

  1. Guia de Tributação do Setor Farmacêutico

  2. 10 insights da NFR para as farmácias 

  3. Dez motivos para apostar no mercado de MIPs 

  4. 74 áreas de atuação do farmacêutico

Fonte: Guia da Farmácia

Fotos: Shutterstock

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